5 redenen om je in-house team met een extern bureau te laten samenwerken

Writer
Sietse
Posted
28 August 2017

Wat is beter: Digitaal werk in-house uitvoeren of extern uitbesteden? Hoewel die vraag suggereert dat het een keuze tussen zwart of wit is, worden de shades of grey vaak niet eens in overweging genomen. En dat is zonde, want er liggen veel kansen verscholen in een optimale samenwerking tussen je in-house team en de bijdrage van een extern digitaal bureau.

Het bouwen en onderhouden van de website, het ontwikkelen van online systemen of het managen van sociale mediakanalen; maar weinig organisaties hebben de benodigde expertise in huis. In sommige gevallen is het een bewuste keuze om die werkzaamheden uit te besteden, bijvoorbeeld omdat je je als organisatie wilt focussen op je kerntaak. Vaak is het uit noodzaak, omdat er onvoldoende werk is om voor de uitvoering één of meerdere mensen in dienst te nemen. Uitbesteden ligt dan voor de hand — en daar is niets mis mee.

Het andere uiterste is de organisatie die juist wél alle resources in huis heeft om website, online systemen en sociale mediakanalen zelf te onderhouden en door te ontwikkelen. Zij lijken hun organisatie optimaal op orde te hebben:

  • De juiste mensen zijn beschikbaar (maar niet altijd te vervangen, bijvoorbeeld in geval van ziekte of verlof);
  • In-house medewerkers kennen de organisatie en diens missie op hun duimpje (iets dat bij een hoog personeelsverloop helaas niet opgaat)
  • Het is goedkoper dan uitbesteden (vaak is dat echter een onjuiste aanname; denk aan wervingskosten, training, pensioenafdracht en alle belastingen en sociale premies die je als werkgever betaalt);
  • Het is sneller en efficiënter; marketing, communicatie, pr en IT werken optimaal samen om het maximale uit alle digitale mogelijkheden te halen.

Vooral dat laatste is helaas vaker utopie dan werkelijkheid. Steeds meer grote én kleine organisaties realiseren zich dat en kiezen voor een hybride oplossing, waarbij het in-house team samenwerkt met een extern digitaal bureau. Dit zijn de meest voorkomende redenen én argumenten om te kiezen voor zo’n hybride oplossing:

1. Het vergroten van focus

Vooral kleine teams binnen grotere organisaties lopen vaak tegen de uitdaging aan dat ze met weinig mankracht veel verschillende taken op zich moeten nemen. Het onderhouden van de website (soms in meerdere talen), SEO, het schrijven en verzenden van mailings, het creëren van content voor sociale media, web care, het intranet — wie nog tijd over heeft doet dat allemaal op basis van een door datzelfde team ontwikkelde strategie.

Die gefragmenteerde aanpak is vaak funest voor het resultaat. Door een extern bureau in te zetten daar waar het ’t meeste resultaat oplevert vergroot je niet alleen je ROI, maar stel je je in-house team ook in staat om meer resultaat te bereiken binnen de gebieden waar zij verantwoordelijk voor blijven.

2. Een frisse blik om je digitale platform te optimaliseren

Hoewel er iets te zeggen valt voor een geroutineerde aanpak van een in-house team, kan een frisse blik van buitenaf waardevolle nieuwe inzichten opleveren. Dat hoeft niet per se in de vorm van het uitbesteden van werk. Vaak kan een adviestraject al veel waardevolle inzichten opleveren. Het in-house team blijft verantwoordelijk voor de uitvoering, het externe bureau beperkt zich tot strategisch advies en, waar nodig, praktische ondersteuning.

3. Een complementaire bron van kennis en ervaring

Een veelgehoord argument vóór het in-house houden van digitaal werk is de vakkennis van personeel, dat soms al jaren aan een organisatie is verbonden. De trade-off van die vakkennis is gebrek aan kruisbestuiving zoals die binnen een extern bureau wel plaatsvindt. Ervaringen van werken met andere opdrachtgevers in andere branches kunnen unieke inzichten opleveren en liggen regelmatig aan de basis van creatieve ideeën.

4. Het vergroten van je schaalbaarheid in verwachte én onverwachte situaties

Er doen zich binnen elke organisatie regelmatig situaties voor waarin beschikbaarheid en behoefte niet optimaal op elkaar aansluiten. Denk aan een tijdelijke actie of campagne, een pilot, een productlancering, ongebruikelijk hoog ziekteverzuim of een crisis die het voortbestaan van de organisatie in gevaar brengt — het zijn momenten waarop je zou willen dat je, bij wijze van spreken, een blik talent kon opentrekken om nog dezelfde dag in te zetten daar waar het nodig is. Hoewel menig digitaal bureau zou staan te springen om een nieuwe opdrachtgever in nood te verwelkomen, is het natuurlijk veel verstandiger om in dat soort situaties te vertrouwen op de bestaande relatie met een vertrouwd bureau.

5. Een noodzakelijke reality check

Halen we het maximale uit onze activiteit op sociale media? Is de website nog wel relevant voor onze stakeholders? Zouden we niet meer met video-content moeten doen? Het zijn allemaal vragen die een extern bureau kan beantwoorden. Zo voorkom je dat je in-house team te lang te weinig resultaat oplevert en daag je ze uit om samen met externe specialisten op zoek te gaan naar oplossingen.

Zo’n hybride vorm van samenwerking vereist een goede vertrouwensband, openheid en duidelijke communicatie. In alle gevallen waarin je in-house team met een extern bureau werkt is het dus essentieel dat een bureau ervaring heeft met een dergelijke vorm van samenwerken.

Scrn heeft al 10 jaar nauw samengewerkt met in-house teams van meerdere opdrachtgevers, variërend van een samenwerking waarin ons team een ondersteunde rol vervult tot een volledige integratie tussen het Scrn-team en het in-house team. Ben je op zoek naar een digitaal bureau om je in-house team te versterken? Neem dan contact met ons op.

Back to journal